"Где уборщица?! Обещали к восьми!" ━ нервно кричит клиент в трубку. "У меня автобус сломался, я пешком иду, скажите клиенту, что скоро буду," ━ оправдывается уборщица. А по другой линии ноет бухгалтер: "Надо срочно оплатить очередную закупку инвентаря или химии, счёт в папке на столе, но я не в офисе"... С мыслью "А где, вообще, этот стол?" ты просыпаешься в холодном поту, не сразу понимая где находишься и от кого ещё ждать сюрпризов. Мы тут помогаем навести порядок в бизнесе и делаем руководителей клининговых компаний счастливыми и свободными от рутины.
Придя в себя ты с грустью понимаешь, что сон этот очень уж похож на твою рабочую реальность. Умываясь, вспоминаешь какую груду бумаг оставил вчера неразобранной на столе (и счет на химию там тоже, кажется, был) ━ торопился на встречу и не стал возвращаться. А значит надо пулей лететь в офис, чтобы до планерки все просмотреть. Едешь в офис (даже кофе не выпил) и по пути видишь как сосед неспешно наслаждается утренней пробежкой. “Когда он всё успевает? У него же крупный бизнес,” ━ промелькнуло в твоей голове. В такие моменты тебе хочется всё бросить, вместо того чтобы набирать объемы, наращивать обороты, масштабировать бизнес. А зря!
Можешь, конечно, посоветоваться с соседом. Бизнес у него совсем другой, но стратегии избегания хаоса везде работают одинаково. И они уже давно перестали быть секретными. Могу и я рассказать.
Начнём с простого. Почему ты пользуешься личным автомобилем, а не общественным транспортом? Мобильность ━ это первое, что пришло тебе в голову. А зачем она тебе? Ответ “Чтобы все успевать” слишком примитивный, да и не соответствует действительности ━ все равно ведь не успеваешь.
Мобильность, как способность быстро передвигаться в пространстве, уже не является конкурентным преимуществом. Мобильным должен быть сам бизнес. Чтобы ощутить всю прелесть такого подхода достаточно сделать первый шаг ━ организовать мобильный офис. Да нет, же, я не предлагаю тебе продать или отменить аренду на офисное здание (хотя некоторые и без него неплохо обходятся). Для начала давай определим причину нехватки времени. Куда-то же оно уходит? Ну не может быть, что сутки в твоей реальности короче, чем у соседа. И не в бизнесовой нише вопрос ━ ты же (как и твой сосед) только управляешь, а не сам полы моешь или пирожки печешь.
Не имеет значения какую услугу оказывать или какой продукт создавать ━ структура бизнеса, всегда единая, состоит из одних и тех же элементов. Ну ты не новобранец, поэтому не стану твое время на прописные истины тратить, сам знаешь о каких элементах речь. А вот как эти элементы работают, взаимодействуют с тобой, внутри себя и между собой вопрос уже интересный. И пахнет все это системой. Создал рабочую бизнес-систему бегай себе по утрам на низком пульсе для здоровья (ещё и на кофе время останется). Откладываешь навести порядок в бизнесе на потом, когда времени чуть больше свободного будет ━ засосет тебя операционное болото раньше, чем это время настанет.
Так вот, мобильный офис ━ это первый шаг к наведению порядка в компании, в документообороте, в рабочих процессах. Что тебе там снилось: химия закончилась, а счёт неизвестно на каком столе лежит? А лежал бы в нужной папке мобильного офиса, ты бы мог в трусах и неумытый решить этот вопрос. Без репутационных потерь, никто ж не видит, что ты в это время бреешься ну или наносишь макияж.
Сложно придумать такую ситуацию в клининге (как и в любом другом бизнесе), которая заведет тебя в тупик при наличии мобильного офиса. Помнишь почему от Федоры Егоровны кастрюли и тарелки сбежали? Причиной Федориного горя был беспорядок. Стоило ей прибраться, расставить все по полочкам тут все сразу и обрадовались, запели, заплясали (время на веселье освободилось): “… и блины, и пироги”, а ещё и “... сладким чаем угощают”.
На счет чая дело твое, но создание правильной структуры мобильного офиса (а не от балды, как на душу ляжет), в котором системно расположены всё (то есть никаких исключений!) документы можно рассматривать как путь к свободе в бизнесе. К блинам, пирогам…
Только если не забывать, что это процесс не статичный, не разовый (ты же не успел подумать, что можешь себе позволить совсем от дел отойти?). Мобильный офис это не архив с документами, это работающая система, в которой новые документы сразу попадают в нужное место, имеют доступ только тех, кому они нужны и всегда легко находятся. Это не твоя личная игрушка, это правильно выстроенная командная работа.
Можешь, конечно возразить, что в твоём рабочем компьютере весь рабочий стол в папках, а в них все как надо разложено. Почему тогда из-за счета на химию ты даже кофе утром не выпил? А подвязывать все процессы на себе, и не передавать это на команду, не удачная затея. Понимаешь разницу?
Современный мир требует гибкости и мобильности, тем более в сфере услуг. Клининговые компании, которые хотят оставаться конкурентоспособными и удобными для клиентов, все чаще поглядывают в сторону мобильных решений. Жизнь ⎼ это не только грязные тряпки. Наведи порядок в бизнесе, не игнорируй прогресс и живи счастливо! А мы поможем!
С уважением, Анна Лихачева, руководитель консалтинговой компании “Системный Клининг”.